O que é eSPap e faturação EDI ?
A comunicação de faturas EDI (electronic data interchange) é um processo que tem o intuito de trazer maior agilidade e fiabilidade às transações comerciais através da padronização dos fluxos de comunicação. Cada vez que um pedido é enviado, ele deve seguir um padrão determinado por cada entidade/empresa, o que reduz a necessidade de interação humana e torna o processo mais rápido, seguro e mais fácil de acompanhar.
A partir de 2023, a comunicação de faturas EDI passa a ser obrigatória para entidades públicas, o que consequentemente também impacta as empresas fornecedoras das mesmas. Neste contexto, a eSPap, entidade do governo responsável por desenvolver as regras de faturação EDI em Portugal desenvolveu o seu broker gratuito denominado solução FE-AP, para intermediar as comunicações entre as entidades públicas e privadas, e que passou a ser obrigatório para uma parte das entidades públicas existentes. Veja aqui a lista completa de entidades que utilizam o broker FE-AP da eSPap.
Algumas entidades públicas, no entanto, têm a liberdade de escolher outros brokers para a comunicação EDI, e caso a entidade pública à qual pretende faturar não esteja registada como fornecedor na eSPap, terá de utilizar um broker privado. Nesse sentido, deverá confirmar qual o broker utilizado, e comunicar-nos para que seja realizada a integração. Temos atualmente disponível uma integração com o operador Saphety. Neste caso, deverá contratar os serviços do operador com custos de envio por cada documento enviado.
Como ativar uma conta na eSPap?
Para iniciar o envio de documentos para a eSPap será preciso, primeiro ter um registo da sua empresa na entidade. Deve iniciar por preencher um formulário de adesão como fornecedor.
1. Preencher o questionário na eSPap para registo de fornecedores do estado
Caso existam dúvidas sobre a implementação, pode aceder ao Manual de adesão de fornecedores no Portal eSPap ou entrar em contato com o nosso atendimento ao cliente.
Após preencher esse formulário, deverá receber um identificador (ID) de projeto que deverá ser utilizado para preencher um formulário denominado questionário técnico.
2. Preencher o questionário Técnico eSPap
Veja na figura abaixo os campos que precisam de alguma atenção e explicação logo a seguir:
2.1. Identificador do questionário que recebe por e-mail, quando fez o registo como fornecedor.
2.2. Escolha a opção WebServices, que é o método que a MagniFinance utiliza para comunicar com a eSPap.
2.3. Deve indicar o endereço de e-mail da sua empresa onde vai receber as credenciais que dão acesso à comunicação dos documentos.
2.4. Deve indicar, nos dois campos, o endereço de e-mail da sua empresa onde vai receber as credenciais que vai configurar na sua conta MagniFinance.
Como ativar a funcionalidade eSPap na MagniFinance
Após receber o email com as credenciais da eSPap, deverá ir ao menu Config e ativar a integração. Configuração » Detalhes
Preencha o email com o mesmo email que configurou na eSPap e com as credenciais de acesso recebidas por email. Assim que esta configuração estiver concluída, a MagniFinance irá comunicar em ambiente de testes alguns documentos para a sua conta de testes da eSPap para que a equipa técnica deles possa confirmar que está tudo a funcionar corretamente. Essa equipa deve entrar em contacto por email para sejam executados os procedimentos finais de onboarding e assinatura do acordo EDI.
Como passar para produção a comunicação EDI a entidades pretendidas?
Ao receber o email da eSPap com a confirmação de que os testes foram realizados com sucesso, deve reencaminhar para info@magnifinance.com a solicitar a passagem para produção, assim como deve informar para quais entidades pretende que sejam enviados documentos automaticamente via broker da eSPap após o fecho do documento. Caso queira adicionar novas entidades, basta enviar novamente email com os dados das entidades para que a lista de entidades públicas relacionadas a sua empresa seja atualizada.
Como comunicar documentos pela eSPap?
Quando a comunicação a um broker estiver ativa e configurada com as suas entidades públicas, todas as faturas, notas de créditos em estado de fechadas serão comunicadas automaticamente no momento do fecho.
Como consultar o estado de envio e receção dos documentos comunicados a eSPap?
Poderá consultar os estados de comunicação no ecrã de Comunicação EDI. Neste ecã, tem acesso ao estado da comunicação e histórico de mensagens de cada documento. Pode inclusive combinar filtros para encontrar o documento pretendido.
1. Link no menu principal Comunicação EDI tem acesso ao ecrã;
2. Filtros que permitem filtrar documentos por estado, data de comunicação, data de atualização, etc;
3. Pode consultar o estado do documento e, em caso de mensagem do recetor, saber o que deve ser feito.
Em caso de dúvidas pode também entrar em contacto com o nosso atendimento ao cliente através do chat online no site, email ou mesmo por telefone.
